Senin, 30 November 2015

Tips Menjadi Sekretari Profesional



Ada beberapa tips untuk menjadi sekretaris yang profesional, diantarnya:
1. Memiliki kepribadian yang baik
Seorang sekretaris bukan hanya harus berpenampilan menarik, tapi juga harus memiliki kepribadian yang baik. Seorang sekretaris profesional harus ramah, baik, dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya baik kepada bos saja, tapi sekretaris juga harus menunjukkan kepribadian yang baik kepada relasi atau kawan sekantor.
2. Memiliki etika yang baik Selain memiliki kepribadian yang baik, seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik. Etika yang baik itu, seperti baik dalam hal berbicara, makan, duduk, dan lain sebagainya. Etika yang baik itu harus dimiliki oleh seorang sekretaris karena berkaitan dengan citra perusahaan.
3. Pandai bicara di depan publik
Terkadang, sekretaris diminta untuk menemani pemimpin untuk melakukan presentasi menggantikan dirinya. Untuk itu, seorang sekretaris harus bisa belajar bicara yang baik di depan publik atau pada saat meeting.  
4. Membuat citra baik untuk perusahaan
Citra perusahaan merupakan hal yang harus dijunjung tinggi. Karena sekretaris merupakan tangan kanan sang pemimpin perusahaan, dirinya harus menampilkan citra perusahaan yang baik. Buatlah citra perusahaan baik di hadapan perusahaan yang lain atau publik.
5. Pandai menjaga rahasia
Seorang sekretaris terkadang juga diberi kepercayaan oleh pemimpin untuk mengetahui dan menjaga rahasia perusahaan. Hal tersebut dikarenakan sekretaris selalu berhubungan dan mengetahui apapun yang dikerjakan oleh sang pemimpin. Untuk itu, seorang sekretaris harus pandai menjaga rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi pemimpin.
6. Mengerti teknologi
Seorang sekretaris bukan hanya pandai berdandan, tapi harus juga mengerti teknologi. Dengan mengerti teknologi tentunya akan memudahkan seorang sekretaris untuk mendapatkan informasi, menerima atau mengirim email, dan lain sebagainya.
7. Mengerti accounting dan pembukuan
Sekretaris juga harus mengerti accounting dan pembukuan. Hal tersebut harus dikuasai agar bisa melakukan pembukuan kantor. Dengan menguasai hal tersebut, tentunya Anda bisa menjadi seorang sekretaris profesional.

What is D3 Sekretari ?

 Progam D3 Sekretari

Program Studi Sekretari Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Kristen Satya Wacana bertujuan untuk menggali potensi dan profesionalitas mahasiswa di bidang administrasi bisnis dan kesekretarisan.
ProgramStudi ini menghasilkan lulusan ahli madya di bidang kesekretarisan dan administrasi bisnis yang utuh: etis, kompeten, profesional, kreatif, berjiwa pemimpin, dinamis, komunikatif, berdwibahasa serta menghasilkan lulusan yang mampu bekerja sama dengan pengusaha, industriawan dan pimpinan organisasi dengan berbagai latar belakang, baik di dalam maupun di luar negeri.
Sesuai dengan tujuannya Program Sekretari menekankan pada penguasaan ketrampilan praktis, berbasis pengetahuan dan konsep yang kuat. Pembelajaran dilengkapi sarana laboratorium perkantoran yang lengkap dan modern, serta menggunakan bahasa Inggris sebagai bahasa pengantar. Selain itu didukung oleh interaksi staf pengajar dan mahasiswa yang fleksibel dengan menjaga profesionalitas masing-masing.
Materi perkuliahan tersebut antara lain meliputi:
  • Pengetahuan dan Praktik Kesekretarisan.
    Bertujuan agar mahasiswa lulusan D3 Sekretari menjadi sekretaris yang memiliki pengetahuan, pemahaman, kemampuan, dan keterampilan untuk menjadi sekretaris yang professional. Adapun materi yang dibahas antara lain pengertian, peranan, fungsi, dan jenis-jenis sekretaris, juga karier dan pengembangan dari seorang sekretaris. Selain itu ruang lingkup pekerjaan sekretaris seperti penanganan telepon, janji temu, pelayanan tamu, perjalanan dinas pimpinan, mengelola kas kecil, penyelenggaraan rapat, pengenalan alat-alat dan perlengkapan kantor,.dan lain-lain
  • Mengetik Elektronik.
    Bertujuan agar mahasiswa memiliki keterampilan mengetik yang cepat, serta dengan rapi, bersih dan benar (kecepatan & akurasi),
  • Manajemen Kearsipan.
    Bertujuan memberikan pengetahuan dan pemahaman dan keterampilan tentang bagaimana sistem dan manjemen kearsipan di perkantoran, dimulai dari kegiatan penataan arsip, peralatan dalam menata arsip, indeksing, sistem penyimpanan, dan asas penyimpanan arsip. Materi yang dibahas antara lain penanganan surat masuk, pengklasifakasian surat, asas penyimpanan, peminjaman, dan penyusutan file, dll
  • Pengelolaan, Pertemuan, Perjalanan & Hotel.
    Bertujuan agar mahasiswa memiliki kemampuan dan keterampilan dalam mengelola pertemuan, dan perjalanan dinas pimpinan, serta pengetahuan menyediakan tempat untuk acara pertemuan seperti hotel. Materi yang dibahas antara lain penyelenggaraan rapat resmi dan tidak resmi, persiapan,dan perlengkapan rapat, lay out ruangan, jenis-jenis pertemuan/rapat, pembuatan notulen rapat, persiapan perjalanan (hotel reservation dan travel arrangement), dll
  • Manajemen Perkantoran.
    Bertujuan agar mahasiswa menguasai tentang konsepsi dan organisasi yang meliputi pekerjaan, manajer, akomodasi, perlengkapan, dan komunikasi serta mampu mempersepsikan pengorganisasian dan pengelolaan dalam organisasi. Materi yang di bahas antara lain manajemen perkantoran, pengertian organisasi, manajer kantor, dan peranannya, dll.
  • Bahasa Inggris.
    Bertujuan agar mahasiswa dapat memiliki dan memahami tentang bahasa inggris sehingga dapat diterapkan dalam dunia kerja. Baik dalam hal surat menyurat, ataupun dalam hal percakapan dengan standar pekerjaan sekretaris sehari hari. Mata kuliah bahasa inggris ini terdiri dari grammer, vocabulary skill, reading skill, listening skill, writing skill, conversation, korespodensi niaga bahasa inggris, dan bahasa inggris niaga.
  • Komputer, dan Teknologi Informasi.
    Bertujuan agar mahasiswa memiliki kemampuan dalam menggunakan komputer untuk digunakan dalam dunia kerja seperti Ms.Word, Ms.Excel, dan Ms.Power Point. Selain itu agar mahasiswa memiliki pemahaman tentang perkembangan dan pemanfaatan teknnologi informasi terutama kegiatan bisnis berbasis internet yang berkembang dewasa ini.
  • Hubungan Masyarakat (Humas).
    Bertujuan agar mahasiswa sebagai calon sekretaris juga perlu memahami teori dan praktik tentang kehumasan dalam aktivitasnya di kelompok masyarakat, organisasi, atau perusahaan, dengan tujuan menciptakan citra positif perusahaan. Materi yang dibahas antara lain tentang kegiatan dan ruang lingkup Humas, dan sekeretaris sebagai bagian dari Humas perusahaan, dll.
  • Pemandu Acara & Protokoler.
    Bertujuan agar mahasiswa dapat memiliki keterampilan menjadi pemandu acara jika tempat bekerja membutuhkan seorang MC dalam suatu kegiatan atau acara penting. Mahasiswa juga dibekali pengetahuan dan pemahaman tentang tata cara protokoler yang berlaku di perusahaan maupun di instansi pemerintah, termasuk peraturan-peraturan di dalam negeri dan internasional.
  • Manajemen Penyelenggaraan Acara.
    Bertujuan agar mahasiswa sebagai calon sekretaris memiliki pemahaman dan keterampilan tentang manajemen penyelenggaraan acara dimulai dari pemahaman jenis-jenis acara, perencanaan kerja, proposal event, special event berikut strategi pemilihannya, sehingga pada saat bekerja mampu mengkoordinir acara-acara perusahaan.
  • Pilihan Bahasa Asing (Bahasa Mandarin atau Bahasa Jepang).
    Bertujuan agar mahasiswa memiliki keterampilan dan pemahaman komunikasi bahasa asing lainnya selain bahasa Inggris yang berkaitan dengan kegiatan sekretaris dan bisnis. Materi yang dibahas antara lain tentang pengenalan bahasa, abjad, angka, membaca dan menulis, terjemahan, penyusunan kalimat, sampai menulis surat niaga.
  • Table Manner, Beauty Class, dan Kunjungan Studi.
    Adalah kegiatan dan sekaligus sebagai mata kuliah tambahan, tujuannya agar mahasiswa memiliki pemahaman tentang bagaimana etika di meja makan (table manner), bagaimana tata rias wajah dan penampilan yang baik untuk sekretaris (Beauty Class), dan mengetahui secara langsung peran dan fungsi sekretaris pada perusahaan atau instansi yang akan di kunjungi (Kunjungan Studi).
  • Laporan Tugas Akhir.
    Memberi kesempatan kepada mahasiswa untuk melaksanakan job training / PKL di salah satu perusahaan / instansi pemerintah. Hasil dari pelaksanaan Job Training / PKL tersebut kemudian dilaporkan dalam bentuk sidang / presentasi Tugas Akhir. 
  • Website : http://feb.uksw.edu/
  • Email : feb@staff.uksw.edu